Beleid voor klokkenluiders

1. Introductie

Bij Daikin doen we er alles aan om op een transparante manier zaken te doen. Overal waar we actief zijn, streven we naar volledige naleving van de wet. Overal in de Daikin Europe Group1 moeten werknemers zich houden aan de bedrijfsethische gedragscode van onze Group, die correct gedrag stimuleert en ervoor moet zorgen dat er geen illegale activiteiten plaatsvinden op de werkvloer. De principes van onze Bedrijfsethiek zijn hetzelfde voor elk land en elke bedrijfssector waarin we actief zijn. U kunt onze Bedrijfsethiek vinden op onze website, www.daikin.eu.

We moedigen iedereen aan om vragen te stellen of zorgen te uiten en (vermoedelijk) onethisch of illegaal gedrag in onze bedrijfsvoering te melden. De Daikin Europe Group garandeert dat ingediende meldingen volledig vertrouwelijk worden behandeld.

In dit beleid leggen we uit hoe u een melding kunt indienen en hoe we ons onderzoek uitvoeren naar aanleiding van een ingediende melding. We leggen ook uit welke bescherming iedereen krijgt die een melding doet.

2. Wie kan een melding doen?

Iedereen kan vermoedens of waargenomen wangedrag bij de Daikin Europe Group melden: werknemers, maar ook externe belanghebbenden zoals aannemers, consultants, dienstverleners, uitzendkrachten, klanten, enzovoort.

3. Waar kan ik een melding doen?

Er zijn meerdere manieren om een melding te doen. U kunt zelf het kanaal kiezen waar u zich het prettigst bij voelt.

• U kunt een melding doen bij uw contactpersoon bij Daikin.

• U kunt een melding doen via de klokkenluidershotline, die 24/7 beschikbaar is. De hotline accepteert meldingen via een online formulier of per telefoon, telkens in de taal van uw voorkeur. U kunt de hotline bereiken via de volgende link: https://daikineurope.ethicspoint.com
  Om een melding te doen, gaat u naar de link en naar het onderdeel "Een melding doen".
  Selecteer uw land en geef aan welke meldingsmethode uw voorkeur heeft, online of telefonisch. Als u verder gaat met de telefoon, verschijnt uw landspecifieke telefoonnummer.
  In alle gevallen ontvangt u een gebruikers-ID en een wachtwoord. Vragen en communicatie worden via het platform met u gedeeld. U kunt het platform op elk moment opnieuw bezoeken en documenten toevoegen of verdere vragen stellen.
• In sommige landen hebben we een specifiek meldingskanaal, dat beschikbaar is op de website van de lokale entiteit2.

4. Kan ik anoniem een melding doen?

Die optie is beschikbaar, hoewel het in enkele landen wettelijk niet mogelijk is3. U kunt incidenten anoniem melden, hoewel dit in sommige landen niet is toegestaan. We vragen u om voldoende details en feitelijke informatie te geven, zodat we de melding effectief kunnen onderzoeken.

5. Welke soorten incidenten kan ik melden?

U kunt elke kwestie die u onder onze aandacht wilt brengen melden, maar dit beleid is gericht op het ontvangen van meldingen over overtredingen of vermoedelijke overtredingen van de bedrijfsethiek van Daikin Europe Group, of de wet. Dergelijke overtredingen kunnen bestaan uit bijvoorbeeld een inbreuk op de mensenrechten, een overtreding van de mededingingswetgeving, een strafbaar feit of het veroorzaken van schade aan het milieu.

6. Word ik beschermd als ik een incident meld?

Daikin verbindt zich ertoe u te beschermen tegen eventuele nadelige gevolgen, zelfs als na onderzoek blijkt dat er geen overtreding was. Wij tolereren geen enkele vorm van vergelding (ontslag, ontzegging van promotie, schorsing, ...) tegen personen die te goeder trouw melding maken van een overtreding en die redelijke gronden hebben om aan te nemen dat er sprake was van een overtreding.

Als u echter bewust valse informatie meldt of openbaar maakt, kunt u een boete krijgen. U kunt ook te maken krijgen met schadeclaims die het gevolg zijn van onjuiste meldingen of openbaarmaking van onjuiste informatie.

7. Hoe wij de vertrouwelijkheid waarborgen.

Daikin behandelt alle meldingen, de inhoud ervan, de identiteit van de melder en van andere betrokkenen vertrouwelijk. Wij zullen uw melding gebruiken voor het uitvoeren van een onderzoek en voor het implementeren van eventuele maatregelen in verband met de uitkomst.

Het is mogelijk dat wij informatie over feiten of zorgen bekendmaken in het kader van een gerechtelijke procedure of een andere procedure die een autoriteit in gang zet. Daarnaast is het mogelijk dat we informatie vrijgeven als we besluiten dat de overtreding aan de autoriteiten gemeld moet worden en/of dat we een officiële klacht zullen indienen.

Het is ook mogelijk dat we de inhoud van de melding bekendmaken aan het management en/of onze externe adviseurs.

8. Wat gebeurt er nadat ik een melding heb ingediend?

Wij nemen alle meldingen serieus en behandelen ze met de nodige zorgvuldigheid.

Het Auditcomité van de Daikin Europe Group of - waar vereist door de wet - een lokale vertegenwoordiger, is verantwoordelijk voor het onderzoeken van de ontvangen meldingen. Het Auditcomité / lokale vertegenwoordiger zal de volgende stappen ondernemen na ontvangst van een melding:

• Binnen 7 dagen stuurt het Auditcomité een ontvangstbevestiging naar de melder.
• Daarna beslist het Auditcomité of de melding ontvankelijk is of niet. Als de melding niet ontvankelijk is – omdat deze buiten het toepassingsgebied van dit Beleid valt – stelt het Auditcomité de melder hiervan op de hoogte.
• Als de melding ontvankelijk is, voert het Auditcomité een onderzoek uit.
  • Het Auditcomité kan de hulp inroepen van anderen, zoals dochterondernemingen of bedrijfsafdelingen.
  • Het Auditcomité kan werknemers en/of derden ondervragen die mogelijk op de hoogte zijn van het gemelde incident.
  • Het Auditcomité zal documenten bekijken die betrekking hebben op het gemelde incident.

• Na afronding van het onderzoek neemt het Auditcomité een beslissing over de kwestie.
  • Als de kwestie wordt bevestigd, zal het Auditcomité de nodige maatregelen nemen om de geïdentificeerde problemen aan te pakken.
  • Als het vastgestelde incident niet kan worden bevestigd, wordt de kwestie geseponeerd.

• Het Auditcomité informeert de melder binnen 3 maanden over de uitkomst.

Het Auditcomité respecteert ten volle het recht op verdediging van elke persoon die betrokken is bij een onderzoek. Deze personen krijgen informatie over de feiten of zorgen en worden gehoord.

Een overtreding van de Bedrijfsethiek kan leiden tot een disciplinaire maatregel of beëindiging van het dienstverband. Als een externe partij een overtreding begaat, kunnen wij de contractuele relatie met deze partij of haar werkgever beëindigen.

9. Hoe wij de wetten inzake gegevensbescherming naleven.

De verwerking van meldingen gaat gepaard met de verwerking van persoonsgegevens. Afhankelijk van het incident kan de Daikin Europe Group gegevens verzamelen zoals namen, contactinformatie, functiebenamingen, logbestanden over systeemtoegang en details met betrekking tot het incident.5

Wij bewaren uw persoonsgegevens voor de duur van het onderzoek. Afhankelijk van onze risicobeoordeling en de wettelijke vereisten kunnen we ze daarna nog enige tijd bewaren, maar nooit langer dan toegestaan volgens de toepasselijke wetgeving. Voor specifieke soorten gegevens (bv. toegangslogs) kunnen kortere bewaarperioden gelden. Het is mogelijk dat we gegevens langer bewaren op basis van een legitiem belang, zoals voor mogelijke toekomstige rechtszaken of onderzoeken van regelgevende instanties, maar we zullen dit doen in overeenstemming met de principes voor gegevensminimalisatie en uw rechten.

Houd er rekening mee dat u het recht heeft op:

• Toegang tot uw persoonsgegevens en ontvangst van een kopie.
• Correctie van onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens.
• Wissen van uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden.
• Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van legitieme belangen.
• Verkrijgen van uw persoonsgegevens in een draagbaar formaat.
• Een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit van het land waar het incident is gemeld.

Voor gedetailleerde uitleg en om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met de coördinatoren Gegevensbescherming op dpc@daikineurope.com.

Voor meer informatie over onze gegevensbeschermingspraktijken, zie ons Beleid Gegevensbescherming4.

10. Procedure en bescherming van klokkenluiders in de Europese Unie

In de Europese Unie bieden de wetten van de EU-lidstaten en de zogenaamde EU-richtlijn5 bescherming aan personen die (vermeende) wetsovertredingen melden ("klokkenluiden").

De voorwaarden om deze bescherming te genieten zijn de volgende. Maak uzelf vertrouwd met de specifieke vereisten van de toepasselijke wetgeving:

• U moet redelijke gronden hebben gehad om aan te nemen dat de informatie waar was op het moment van de melding en dat dergelijke informatie binnen het toepassingsgebied van de wet viel;
• U heeft intern of extern een melding gedaan of een openbare bekendmaking gedaan in overeenstemming met de wet.

Een interne melding betekent dat u een van de meldingskanalen van de Daikin Europe Group heeft gebruikt. U wordt aangemoedigd om deze eerst te gebruiken.

Extern melden betekent dat u een melding indient bij de bevoegde instanties in de EU-lidstaat. Deze bevoegde autoriteiten staan vermeld in bijlage 1. U kunt het externe meldkanaal gebruiken nadat u een melding hebt gedaan via het interne kanaal van de Daikin Europe Group en dit interne kanaal niet naar behoren werkte.

Openbaarmaking betekent dat u rechtstreeks aan het publiek meldt via bijvoorbeeld een online platform of sociale media of aan de media. Bij een openbare bekendmaking geniet u bescherming als

• u de inbreuk eerst intern en extern heeft gemeld, maar de inbreuk onopgelost blijft of er geen gepaste actie is ondernomen, of
• als u redelijke gronden heeft om aan te nemen dat er een dreigend of duidelijk gevaar is voor het openbaar belang of, in het geval van externe rapportering, er een risico is op vergelding.
  

Niet alle kwesties die binnen het toepassingsgebied van Bedrijfsethiek vallen, zijn klokkenluiderskwesties. Wij noemen dit "ethische kwesties". De bescherming die de wet biedt aan een persoon die een ethische kwestie aan de orde stelt, is niet hetzelfde als bij een klokkenluidersmelding. Niettemin zal de Daikin Europe Group gemelde ethische kwesties op dezelfde wijze behandelen: de richtlijnen en processen van dit Beleid zijn van toepassing op alle meldingen die we ontvangen, ongeacht of het om een klokkenluidersregeling of een ethische kwestie gaat.

11. Vragen

Als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met C. Vyncke, Directeur en Chief Legal Officer, Daikin Europe N.V.

E-mailadres: vyncke.c@daikineurope.com

BIJLAGE 1: Relevante bevoegde autoriteiten om een externe melding te ontvangen

1 De Daikin Europe Group bestaat uit Daikin Europe N.V. en Daikin Europe Coordination Center N.V., hun vestigingen en dochterondernemingen, evenals de respectieve vestigingen en dochterondernemingen van deze vestigingen en dochterondernemingen.

2 Raadpleeg de websites van de entiteiten die in Italië gevestigd zijn.

3 Wanneer u zich in Tsjechië of Hongarije bevindt of daar een melding doet, dient u advies in te winnen voordat u anoniem een melding doet, aangezien anonieme meldingen mogelijk niet de bescherming van de nationale wetgeving genieten.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Verordening (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het recht van de Unie melden